Поручение на обработку персональных данных

Приложение к условиям использования сервиса «Ясно Понятно». Заказчик как оператор данных работников и других приглашённых лиц поручает ООО «База Бизнеса» обработку данных в своём портале в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Поручение не заменяет обязанности Заказчика получить законные основания обработки и уведомить субъектов, когда это требуется.

1. Стороны, роли и действие

1. Заказчик определяет цели, состав данных, категории субъектов, круг пользователей и настройки доступа. Исполнитель обрабатывает клиентские данные в качестве лица, действующего по поручению оператора. Для собственных данных регистрации, расчётов и поддержки Исполнитель самостоятельно выступает оператором по политике персональных данных.
2. Поручение применяется с момента принятия Заказчиком условий использования портала и действует, пока в портале обрабатываются клиентские данные, включая период завершения обслуживания и удаления. Для платного заказа администратор дополнительно подтверждает ознакомление с поручением перед формированием счёта.
3. Исполнитель не определяет самостоятельные цели обработки клиентского контента и не использует сведения сотрудников для собственной рекламы или обучения моделей. Расширение функций, требующее иной цели либо нового получателя данных, должно иметь отдельное основание и быть отражено в документах и настройках.

2. Цели, категории и данные

1. Цели обработки: размещение и отображение материалов базы знаний; управление пользователями, ролями и правами; назначение и прохождение курсов и тестов; расчёт результатов и аналитики портала; работа выбранных клиентом интеграций, уведомлений, экспорта, резервирования и технической поддержки; предотвращение несанкционированного доступа.
2. Субъекты: работники, представители, приглашённые пользователи Заказчика и лица, чьи сведения Заказчик самостоятельно поместил в материалы. Заказчик не должен размещать специальные категории данных, биометрические данные или сведения несовершеннолетних без отдельной проверки законности и согласования необходимого режима защиты.
3. Данные: идентификаторы учётных записей и Битрикс24, имя, фамилия, отчество, должность, подразделение, email и иные внесённые Заказчиком контакты; роли, назначения, ответы и результаты обучения; действия в портале, технические идентификаторы и IP-адрес; сведения в загружаемых страницах, файлах и комментариях. Конкретный объём пользовательского контента определяется Заказчиком.

3. Разрешённые операции и инструкции

1. Для указанных целей допускаются сбор, получение, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение; передача в форме предоставления доступа — только по настройкам Заказчика или его явному действию в интерфейсе. Обработка осуществляется преимущественно автоматизированно.
2. Настройки администратора, назначение прав, подключение интеграции и действия уполномоченных пользователей являются документированными инструкциями Заказчика в пределах функций сервиса. Исполнитель вправе запросить разъяснение и приостановить исполнение очевидно незаконной инструкции, уведомив Заказчика.
3. Подключение Битрикс24 инициирует Заказчик. При включении обмен ограничен данными, необходимыми для входа, синхронизации и выбранных функций. Отдельные ИИ-функции по умолчанию могут быть выключены; до их включения данные не должны передаваться поставщику ИИ только на основании этого поручения. Предполагаемая трансграничная передача требует отдельной проверки и надлежащего основания до включения соответствующей функции.

4. Обязанности Заказчика

1. Заказчик обеспечивает законность получения и размещения данных, выбор правового основания и сроков, информирование субъектов, реагирование на их запросы, разграничение доступа пользователей и своевременное удаление избыточных данных.
2. Заказчик сообщает Исполнителю об изменениях, влияющих на исполнение поручения, и не передаёт учётные данные неуполномоченным лицам. Ответственность перед субъектом данных несётся в соответствии с законом; это поручение не освобождает Исполнителя от собственной ответственности за его действия.

5. Конфиденциальность и безопасность

1. Исполнитель обеспечивает конфиденциальность, допускает к данным только лиц, которым доступ необходим для работы, применяет организационные и технические меры защиты, контроль доступа, защищённую передачу, журналирование и резервирование в объёме, соответствующем фактически применяемой инфраструктуре и требованиям закона.
2. Исполнитель сообщает Заказчику о выявленном инциденте, затрагивающем данные его портала, без необоснованной задержки по установленному контакту и предоставляет имеющиеся сведения для выполнения Заказчиком обязательных уведомлений. Сообщение дополняется по мере выяснения обстоятельств; Исполнитель содействует устранению последствий.
3. По обоснованному запросу Исполнитель предоставляет Заказчику доступную информацию о выполнении поручения и разумное содействие при запросах субъектов и уполномоченного органа, не раскрывая данные других клиентов и секреты инфраструктуры.

6. Привлечённые лица и местонахождение

1. Для размещения и поддержки сервиса Исполнитель может использовать российских поставщиков серверной, сетевой и почтовой инфраструктуры при условии договорной конфиденциальности и мер защиты, не уступающих требованиям настоящего поручения. Исполнитель отвечает перед Заказчиком за действия привлечённых им обработчиков в пределах закона и договора.
2. Подключаемые Заказчиком внешние системы, в том числе Битрикс24, являются отдельными получателями по его решению и собственным условиям этих систем. Исполнитель не вправе без надлежащего основания самостоятельно направить клиентский контент новому ИИ-поставщику или за пределы РФ.
3. Если состав привлечённых обработчиков, место первичной записи данных или направление передачи существенно меняется, Исполнитель обновляет сведения и заранее уведомляет администратора, когда это необходимо для соблюдения Заказчиком требований закона.

7. Завершение обработки

1. Заказчик удаляет данные или запрашивает их доступный экспорт средствами сервиса. После прекращения портала Исполнитель удаляет клиентские данные в предусмотренные законом и технической процедурой сроки либо сохраняет лишь обязательные учётные сведения на законном основании. Резервные копии выводятся из оборота по установленному циклу и до удаления защищаются от обычного доступа.
2. Окончание платного тарифа само по себе не прекращает поручение, если Заказчик продолжает использовать бесплатный портал. Для полного прекращения Заказчик обращается на info@yasno.online после проверки полномочий.

8. Приоритет и изменения условий

В вопросах обработки данных по поручению этот документ имеет преимущество перед общими условиями оферты. Изменения применяются к новым заказам после публикации, а действующие поручения изменяются с учётом закона и уведомления Заказчика.